پک پذیرایی همایش و سمینار و جلسات

هنگامی که قرار است همایشی را ترتیب داده و افرادی را به آن دعوت کنید، موارد زیادی وجود دارند که باید به دقت بررسی کرده و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. بدون شک، یک قسمت از اجرای این همایش، به پذیرایی از مدعوین اختصاص دارد. استفاده از پک پذیرایی همایش، علاوه بر ایجاد نظم و یک‌پارچگی در اجرای مراسم، چندین مزیت دیگر نیز دارد.

اول این‌که وقتی از قبل برای آنچه که باید به وسیله آن از میهمانان خود پذیرایی کنید، برنامه‌ریزی کرده و آن‌ها را داخل پک قرار می‌دهید، یکی از دغدغه‌های شما کم می‌شود. مورد دیگر صرفه‌جویی در وقت است که در زمان کوتاهی می‌توانید از همه مدعوین خود به شکل منظم و یکسان پذیرایی کنید. مورد آخر و مهم‌تر از همه مقرون به صرفه‌بودن این کار است؛ زیرا مراکزی وجود دارند که وظیفه آن‌ها تأمین پک پذیرایی همایش است و به شما کمک می‌کنند مطابق بودجه، دلخواه و سلیقه خود، پک پذیرایی همایش را انتخاب کنید و از بسته‌بندی‌های زیبا و سازگار با محیط زیست استفاده می‌کنند و از آن‌جایی که آن‌ها به مدیریت این کار و هزینه‌های انجام آن به خوبی واقفند، از بسیاری از اسراف‌ها و ریخت‌وپاش‌های اضافی جلوگیری خواهندکرد. بنابراین اگر قرار است مراسمی برگزار کنید که به پک پذیرایی همایش احتیاج پیدا خواهیدکرد، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید تا به نکات خوب و ظرایف این کار دست یابید!

اهمیت پک پذیرایی همایش در پذیرایی

به هنگام اجرای یک مراسم یا همایش، فاکتورهای زیادی هستند که به بهتر برگزارشدن مراسم کمک می‌کنند؛ از جمله زمان‌بندی دقیق و متناسب با موضوع مراسم یا همایش، توجه به موقعیت مدعوین برای شرکت در زمانی که برای اجرای مراسم یا همایش درنظر گرفته شده‌است، مکان برگزاری همایش، دعوت از سخنران خوب و قوی، تهویه مناسب، تعداد مدعوین با توجه به مکان، مجرب‌بودن کادر برگزارکننده و پذیرایی از میهمانان. بدون شک، هیچ مراسم یا همایشی بدون پذیرایی، یک همایش ایده‌آل، رسمی و مؤدبانه تلقی نمی‌شود؛ زیرا احترام به مقدم میهمانان، ایجاب می‌کند با پذیرایی هرچند مختصر از حضور آن‌ها قدردانی شود. در گذشته رسم بر این بود که برای پذیرایی از میهمانان، ظروف میوه یا شیرینی و نوشیدنی‌ها را در بین میهمانان می‌گرداندند تا هرکس به سلیقه خود چیزی بردارد. این سنتی‌ترین شکل پذیرایی از میهمانان بود. پس از آن پذیرایی به شکل سلف‌سرویس، مرسوم شد. اکنون سال‌هاست که پک پذیرایی همایش جایگزین این روش‌ها شده‌است و به دلیل کارآمد و اقتصادی بودن این روش، بسیار مورد استقبال قرار گرفته‌است.

انواع مراسم که نیاز به پک پذیرایی همایش دارند

همان‌طور که در سطور بالاتر گفته‌شد، هیچ مراسمی بدون پذیرایی مؤدبانه و قابل تصور نیست. به عنوان جمع‌بندی و خلاصه اگر بخواهیم بیان کنیم در چه موقعیت‌هایی نیاز به استفاده از پک پذیرایی همایش داریم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• افتتاحیه‌ها و اختتامیه‌ها
• جشن‌های فارغ‌التحصیلی
• دفاع از پایان‌نامه
• کارگاه‌ها و رویدادهای آموزشی
• مراسم رسمی مانند عروسی، جشن تولد و …
• مراسم ترحیم و خاکسپاری
• مراسم تجلیل
• مراسم خیرخواهانه
• مناسبت‌های مذهبی
• مناسبت‌های خانوادگی
• همایش‌ها و سمینارها
• سایر موارد

بنابراین مشاهده می‌شود که پک پذیرایی همایش، فقط مختص همایش نیست، بلکه تقریباً در همه عرصه‌های زندگی ما حضور پررنگ دارد. به خاطر بسپارید که حذف پذیرایی از یک مراسم یا همایش، به بهانه صرفه‌جویی در وقت یا هزینه، به هیچ‌وجه کار درست و مناسبی نیست.

محتوای پک پذیرایی همایش

اینکه داخل پک پذیرایی همایش، چه چیزهایی باشد و با چه میوه‌ها، دسرها، نوشیدنی‌ها و تنقلاتی از میهمانان پذیرایی شود، به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله؛ مناسبتی که نیاز به پذیرایی وجود دارد، سطح میهمانان، موقعیت اقتصادی میزبان، سلیقه میزبان یا خدماتی که مراکز اجراکننده پک پذیرایی همایش ارائه می‌دهند. اگر شما هماهنگ‌کننده همه مسائل اجرایی یک سمینار، میهمانی، همایش یا مراسم باشید، محتوای پک کاملاً به خود شما بستگی دارد. ولی اگر اجرای پذیرایی را به عهده این مراکز خدماتی گذارده‌باشید، در مقابل مبالغی که قرار است هزینه کنید، پیشنهادهایی دریافت می‌کنید و از بین آن‌ها با توجه به توان اقتصادی خود و سلیقه‌تان، یکی را بر می‌گزینید. اقلام داخل پک می‌توانند شامل انواع کیک به شکل باز یا بسته‌بندی، انواع فینگرفود، انواع آب‌میوه، انواع شکلات و انواع مختلف میوه‌ها با توجه به فصل باشند. قراردادن یک چاقوی یک‌بار مصرف، پد الکلی و لیوان یک‌بار مصرف در پک پذیرایی همایش، روشی هوشمندانه و دلچسب برای بیان میزان ارادت شما به میهمانان است. جعبه‌هایی که برای پک پذیرایی همایش مورد استفاده قرار می‌گیرند، یا از نوع تلقی و یک‌بار مصرف هستند و یا از نوع مقوایی قابل بازیافت و سازگار با محیط زیست. این بسته‌ها می‌توانند به شکل ساده بسته‌بندی شوند یا با روبان و گل‌های رنگی تزئین شوند. همه این‌ها کاملاً سلیقه‌ای هستند و بسته به نظر میزبان یا مجری همایش، می‌توانند به شکل‌های مختلف ارائه شوند.

نکات تکمیلی در خصوص محتوای پک پذیرایی همایش

برخی نکات در پذیرایی مراسم یا همایش‌ها، ممکن است نکات ریزی باشند ولی بسیار اهمیت دارند. این نکته‌های مهم به شرح زیرند:

• توجه به زمان پذیرایی؛ اگر سمینار یا همایش در صبح برگزار می‌شود، پک پذیرایی همایش محتوی چیزهای مناسب برای صبحانه باشد و همینطور در زمان عصر، عصرانه و در زمان شب، غذاهای سبک و فینگرفود. اگر وعده ناهار است، توجه بیشتر و بهتری نسبت به محتوای پک پذیرایی همایش مبذول نمائید که برای این وعده غذایی کاملاً مناسب باشد و انرژی لازم برای ادامه همایش را تأمین کند.
• اگر پک پذیرایی همایش، یک غذاست که در وعده اصلی سرو می‎شود، توجه به همه پسندبودن غذا بسیار اهمیت دارد.
• اگر غذا را به رستوران سفارش داده‌اید، بهتر است غذای با کیفیتی درخواست کنید. اگر می‌خواهید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، بهتر است از مخلفات صرف‌نظر کنید ولی کیفیت غذا را قربانی نکنید.

روش تدارک پذیرایی از میهمانان

برای اینکه بتوانید از میهمانان خود به شایستگی و بهترین شکل پذیرایی کنید و چیزی از قلم نیفتد، باید از قبل چک‌لیستی بدین منظور تهیه کنید. پس از انجام مقدمات هر یک از بخش‌های اجرای مراسم، کنار آن تیک بزنید که بدانید چه میزان از اقدامات لازم را انجام داده‌اید و هماهنگی لازم صورت گرفته‌است. اگر تهیه میوه‌ها و خوراکی‌هایی که باید به وسیله آن‌ها از مدعوین خود پذیرایی کنید و بسته‌بندی‌کردن آن‌ها برایتان دشوار است و وقت و انرژی زیادی را از شما هدر می‌دهد، بهتر است این بخش از اجرای کار را به متخصصان این حوزه بسپارید؛ زیرا آن‌ها واقعاً در این زمینه تبحر دارند و همه دغدغه‌های شما را از بین می‌برند و خیال شما را از هر جهت راحت می‌کنند. با سپردن کار به آن‌ها، یقین حاصل خواهیدکرد که با توجه به بودجه‌ای که برای این کار در نظر گرفته‌اید، یک پک پذیرایی همایش کامل و بی‌نقص، یک‌دست و زیبا تحویل خواهیدگرفت و وقت بیشتری خواهید داشت که به هماهنگی سایر امور بپردازید.